Faktur adalah salah satu dokumen penting yang harus ada dalam sebuah perusahaan. Dokumen ini bukan hanya mengikat untuk penjual saja tetapi juga pembeli. Ada beberapa undang-undang yang mengatur tentang faktur, antara lain UU Pajak Pertambahan Nilai dan Jasa serta UU Cipta Kerja.
Dengan tercantumnya cara pembuatan faktur di dalam undang-undang, maka bisa dipastikan keberadaan faktur memiliki peran yang signifikan. Keberadaan faktur membuat transaksi memiliki nilai hukum. Di bawah ini akan dibahas secara singkat mengenai pengertian faktur, fungsi, jenis hingga cara pembuatan jurnalnya.
Pengertian Faktur
Secara umum faktur bisa diartikan sebagai berkas perhitungan yang berisikan tagihan yang dialamatkan kepada pembeli oleh penjual. Bisa dikatakan faktur sama halnya dengan invoice atau catatan kredit yang harus dilunasi oleh pembeli dalam jangka waktu yang sudah ditentukan. Di dalam faktur terdapat barang maupun jasa yang sudah atau telah dikirim atau dilaksanakan dalam sebuah transaksi yangs udah disepakati.
Sedangkan menurut Sugeng Hariyanto, faktur merupakan catatan yang merepresentasikan barang yang akan dikirimkan kepada pembeli. Bukan hanya catatan jumlah barang saja melainkan juga harga. Dengan semua catatan tersebut, penjual dapat menagih sesuai jumlah yang tertera kepada pembeli, jika transaksi yang digunakan adalah kredit.
Faktur dibuat setelah barang atau jasa diserahkan kepada pembeli sesuai dengan permintaan. Oleh penjual, faktur ini dinamakan faktur penjualan. Sedangkan faktur yang diserahkan oleh pembeli adalah faktur pembelian. Biasanya, selain mengirimkan barang, pembeli juga akan mendapatkan faktur pajak, tanda terima serta faktur penjualan.
Fungsi Faktur
Bukti Tagihan Pajak
Bagi setiap wajib pajak ada sebuah kewajiban untuk melakukan pembayaran pajak sesuai dengan peraturan. Pengusaha juga termasuk sebagai wajib pajak, jadi setiap transaksi yang mereka lakukan juga terdapat beban pajak. Jumlah dari pajak yang harus dibayarkan tercantum di dalam faktur.
Bukti Pembayaran PPN
Jika pembeli sudah membayarkan kewajibannya sesuai dengan faktur yang diterima, maka penjual akan mendapatkan bukti pembayaran. Semua pembayaran tersebut adalah hasil dari jual beli barang atau jasa kena pajak.
Sarana Kredit Pajak
Kepemilikan faktur dapat menjadi pertimbangan bagi pengusaha kena pajak untuk membeli maupun melakukan transaksi terhadap barang atau jasa kena pajak di masa yang akan datang.
Bukti Pungutan Pajak
Pihak lainnya yang membutuhkan faktur, selain pengusaha kena pajak dan pembeli adalah dirjen pajak dan bea cukai. Faktur ini berfungsi ketika akan dilakukan kegiatan impor barang kena pajak.
Dengan kata lain, faktur atau invoice memiliki manfaat sebagai berikut:
- Sebagai berkas bukti keuangan
- Informasi tagihan beserta tenor waktu pelunasan
- Sumber pertimbangan yang sah bila pembeli akan menjual kembali item yang sudah dibeli kepada pihak lain
- Tanda terima yang sah atas barang maupun faktur pajak
- Bukti klaim jika terjadi kekeliruan dalam pengiriman barang
- Memberikan kekuatan hukum bagi pihak yang bertransaksi
- Komponen untuk analisis bisnis
- Arsip bagi pihak terkait yang membutuhkan informasi keuangan internal
Jenis Faktur
Faktur Biasa
Faktur ini memiliki struktur yang paling biasa, hingga paling banyak digunakan dan ditemukan. Transaksi biasa yang tidak mengandung banyak unsur umumnya menggunakan faktur jenis ini. Di antara faktur lainnya, jenis faktur biasa paling mudah dimengerti bahkan oleh orang yang tidak paham laporan keuangan. Dalam faktur ini dicantumkan daftar barang yang dibeli hingga total pembayaran yang dibebankan kepada pembeli. Sekilas faktur biasa ini mirip dengan nota pembelian.
Faktur Konsuler
Jika dibandingkan dengan faktur biasa, faktur konsuler sedikit lebih kompleks. Penggunaan faktur ini biasanya dilakukan oleh para importir atau eksportir yang artinya melibatkan perdagangan antar negara.
Karena transaksi ekspor impor ini melibatkan dua negara atau lebih maka harus melalui birokrasi yang terbilang rumit. Proses serta prosedurnya pun bertahap. Langkah pertama yang ditempuh adalah dengan memperoleh legalisasi dari pihak yang berwenang. Pihak tersebut antara lain perwakilan negara yang dituju, kantor konsulat, kedutaan dan masih banyak lagi. Isi tiap faktur hampir sama, hanya saja ada beberapa penyesuaian tergantung dari keperluan.
Faktur Proforma
Faktur ini juga disebut dengan faktur pengganti sementara. Sesuai dengan namanya, maka faktur yang satu ini memiliki sifat temporer atau sementara. Umumnya penjual menerbitkan faktur proforma ketika barang yang dikirimkan kepada pembeli belum lengkap.
Ada banyak alasan terkait kekurangan pengiriman ini. Salah satunya adalah pengiriman yang dilakukan secara bertahap. Atau memang penjual sengaja melakukan pengiriman barang secara terpisah.
Jika nanti pembeli sudah mendapatkan keseluruhan barang maupun jasa yang dipesan sebelumnya, maka penjual akan mengganti faktur proforma dengan faktur yang sesuai. Nantinya faktur proforma tidak lagi berlaku jika faktur permanen yang menggantikannya sudah terbit.
Istilah Umum Dalam Faktur
Nomor Faktur
No faktur adalah nomor perorangan yang menjadi identitas pembeli setiap kali melakukan pemesanan. Nomor ini dibuat khusus oleh penjual untuk tiap individu atau transaksi. Peletakan nomor faktur biasanya di bagian atas.
Tanggal Faktur
Tanggal faktur dibuat serta dikirimkan kepada pembeli. Penerbitan tanggal ini sudah disesuaikan dengan waktu real time pengiriman barang serta sesuai dengan kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Syarat Pembayaran
Dalam penerbitan faktur selalu berdasarkan atas kesepakatan dua belah pihak. Umumnya syarat tersebut berupa tenor pembayaran, cara pembayaran, tanggal jatuh tempo dan masih banyak lagi.
Faktur Pembelian
Faktur pembelian adalah bukti fisik bagi pembeli yang diberikan oleh penjual yang berisikan data barang atau jasa yang dibeli. Data ini nantinya dapat dijadikan pembanding kesesuaian permintaan pembeli dan pemenuhan yang dilakukan penjual. Faktur ini juga sebagai pemberitahuan tagihan kepada pembeli dengan nilai yang sudah tertera.
Item Baris
Dalam badan faktur umumnya dituliskan item baris yang berisi perincian jumlah barang dan jasa yang akan dikirimkan kepada pembeli. Selain itu terdapat pula rincian per detail item serta harga serta total jumlah tagihan. Isi dari item baris bisa berbeda-beda tergantung dari jenis transaksi dan permintaan pembeli.
Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah bukti fisik yang diberikan penjual kepada pembeli tentang transaksi perniagaan barang maupun jasa.
Informasi Perusahaan Penagihan
Dalam tajuk penerbitan faktur harus dicantumkan nama perusahaan serta narahubung yang bisa dihubungi ketika pembeli ingin mengajukan pertanyaan atau mendapatkan kejelasan. Peletakan informasi ini biasanya ada di bagian kop surat. Jika faktur yang diterbitkan berupa pajak penjualan maka dicantumkan pula nomor pajak bisnis.
Faktur Pajak
Faktur pajak adalah bukti fisik tentang pemungutan pajak. Dokumen ini diterbitkan oleh pengusaha dalam menyerahkan barang atau jasa yang kena pajak.
Informasi Pelanggan atau Klien
Selain informasi mengenai penjual sebagai penerbit faktur, maka pelanggan atau pembeli yang menjadi pihak tertagih juga harus disertakan di dalam faktur. Nama pembeli hingga alamat atau narahubung disertakan di bagian atas, berdekatan dengan informasi perusahaan penagih.
Biaya Yang Dapat Ditagih
Selain barang atau jasa yang dipesan pelanggan, terkadang juga muncul biaya lain-lain yang dikeluarkan oleh penjual yang dibebankan kepada pembeli. Biaya ini akan dimasukkan ke dalam faktur sebagai biaya yang dapat ditagih.
Total Biaya
Jumlah keseluruhan tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli.
E Faktur
E faktur adalah faktur yang digitalisasi. Maksudnya penerbitan faktur ini tidak lagi menggunakan kertas melainkan dengan aplikasi penerbitan faktur yang terpercaya. Aplikasi semacam ini sudah terdaftar sehingga faktur yang diterbitkan tetap memiliki kekuatan hukum.
Total Jatuh Tempo
Total tagihan ini umumnya muncul dua kali yaitu di bagian atas sebagai referensi serta di bagian bawah sebagai penegasan. Biaya ini bukan hanya harga keseluruhan dari total barang atau jasa yang sudah dikirim, tetapi juga biaya lain-lain, pajak dan tagihan lainnya.
Instruksi Pembayaran
Ada variasi penulisan instruksi terkait dengan kesepakatan yang sudah dibuat sebelumnya, Di sini ditempatkan juga diskon yang diberikan, alamat pengiriman cek, biaya keterlambatan dan lain sebagainya.
Difakturkan
Difakturkan adalah memasukkan semua tagihan atas pembelian yang dilakukan oleh pelanggan ke dalam faktur.
Catatan Atau Komentar Tambahan
Dalam beberapa situasi, penjual terkadang perlu untuk menginformasikan situasi tertentu kepada pembeli. Informasi ini dicantumkan ke dalam catatan yang ada di bagian bawah faktur.
Contoh Faktur
Faktur Penjualan
Dengan menerbitkan faktur, maka setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan akan memiliki kekuatan hukum. Jadi jika terjadi permasalahan terkait dengan transaksi tersebut maka dapat diselesaikan dengan cara hukum agar ada kejelasaan untuk semua pihak. Semua transaksi keuangan dalam perusahaan harus dicatat dengan seksama. Hal ini bertujuan agar perusahaan bisa stabil dan keuangan terkontrol.
Salah satu cara untuk mengontrol transaksi keuangan adalah dengan membuat laporan keuangan, dan faktur adalah salah satunya. Jadi, pastikan paham betul mengenai faktur, ya!
